5W2H

1 – Finalidade
Identificar as tarefas, ações e outros aspectos necessários para a execução de um trabalho.

2 – Descrição
O 5W2H é a técnica mais comum de planejamento de atividades. Seu significado deriva das iniciais dos seguintes dados:

• What - O quê?


• Who – Quem?


• When – Quando?


• Where – Onde?


• Why - Por quê?


• How – Como?


• How much - Quanto Custa?

As informações acima são normalmente inseridas num quadro chamado de plano de ação. O plano de ação talvez seja o instrumento mais utilizado na previsão e registro de ações para desenvolvimento de projetos de melhoria.

Isso se deve basicamente a:

- simplicidade de preenchimento;
- necessidade de poucos dados para gestão;
- é feito a partir de textos, não requerendo nenhum software especial;
- fácil entendimento dos dados.

As desvantagens do plano de ação ficam por conta da difícil visualização das tarefas no tempo e eventuais problemas de conflito no uso recursos.

3 – Passos para Execução
Depois do grupo estar certo dos rumos e objetivos do trabalho (por exemplo através de um diagrama de árvore, carta de controle, diagrama de Pareto, histograma...) o grupo parte para as ações da seguinte forma:

a) relacionar as ações a serem feitas (o quê) sem se preocupar com os outros detalhes;b) agrupar as ações comuns, usando por exemplo diagrama de afinidade;
c) revisar as ações e completar com sua justificativa (por quê) e onde será tomada/abrangência (onde);
d) discutir, escolher e consensar os responsáveis (quem), datas (quando);
e) solicitar que cada responsável dê uma idéia de como pretende cumprir a ação (como) e que faça uma estimativa de investimento (quanto);
f) colocar os dados num quadro e distribuir cópias aos envolvidos;g) utilizar o plano para reuniões de acompanhamento, cobrando os resultados das tarefas.

4 – Recomendações:

a) escolher os responsáveis depois de definir as tarefas para evitar reações como “fuga” ou questionamentos;
b) podem existir várias formas de atingir o mesmo resultado; só inserir tarefas aceitas pelo grupo; não adianta colocar responsabilidades não aceitas;
c) procurar se possível distribuir as tarefas de maneira uniforme entre as pessoas;
d) para efeito de simplificação podem ser omitidas informações como “onde” ou “por quê”.