Comitê da Qualidade

No momento de implementar a ISO 9001, muitas empresas optam por criar um comitê responsável pelo projeto. Essa é uma decisão acertada e geralmente as empresas que a tomam levam a Qualidade bem mais a sério, e descobrem que o trabalho do comitê permanece válido mesmo após encerrado o projeto de implementação da Norma. E o SGQ dessas empresas costuma ser mais forte e ativo dentro da organização.

Nota: O Comitê da Qualidade é uma estrutura adotada no TQC, assim como os CCQ (Círculos de Controle da Qualidade), para gerir a Qualidade e envolver todos os níveis da organização.

Para criar esse comitê, é preciso selecionar pessoas com algumas dessas características:
- Poder de decisão em sua área;
- Espírito de Liderança;
- Interesse real pela melhoria do negócio;
- Capacidade de trabalho em equipe.

Inicialmente, o Comitê da Qualidade é geralmente formado por Diretores ou Gerentes, Líderes e pessoas da área técnica. É a escolha mais óbvia e que costuma cobrir mais das características citadas, mas não é necessariamente a melhor escolha. Reunir o alto escalão num projeto pode trazer problemas de estrelismo, principalmente se o RD, que tem o papel de conduzir as atividades do Comitê, não tiver força suficiente para comandar esse time de peso!

No decorrer do processo de implementação a formação do comitê poderá ser alterada, em função das necessidades observadas no projeto ou da participação efetiva dos membros. O RD é que tem autoridade para convocar ou afastar alguém do comitê e deve usar essa autoridade com muito critério e imparcialidade. Isto deve ficar claro para todos desde o início. E podem ser convidadas outras pessoas para participações eventuais, relacionadas a um determinado tema, por estarem capacitadas a colaborar nele.

O que faz o comitê?
As reuniões do comitê no início do projeto são focadas no cronograma de implementação. Seu primeiro objetivo é obter a certificação e criar um SGQ coeso e eficiente. Serão mais frequentes (semanais ou até diárias, se for o caso) e tratarão das tarefas assumidas por cada participante na construção do SGQ, tendo sempre uma prestação de contas para que o RD possa manter o cronograma atualizado e reportar resultados à Direção. Depois, podem ser mensais ou bimestrais. Eu considero que um intervalo mensal é o mais recomendado.

Após a implementação, o comitê passa a tratar de todo tema referente à Qualidade e à Satisfação do Cliente. Daqui para a frente, ele fará parte da RAC, a reunião de Análise Crítica que a ISO 9001 requer em 5.6.

No Manual da Qualidade de uma empresa, encontrei um bom resumo das atividades do Comitê. Vejam:
- Coordenar o processo de implementação do sistema de gestão da qualidade.
- Criar mecanismos de conscientização e difusão do programa aos membros da equipe.
- Avaliar os resultados do projeto e levantar possibilidade de melhorias.
- Definir as prioridades de ação do programa da qualidade.
- Padronizar e criar melhorias constantes nos processos da Empresa.

As reuniões
Cada reunião do comitê deve ter uma pauta previamente elaborada pelo RD, que considere pendências de reuniões anteriores e novos temas. Se possível, essa pauta deve ser divulgada previamente aos integrantes para que avaliem como podem colaborar com sua realização.

Seguir a risca essa pauta evita que a reunião se torne muito extensa e facilita que os objetivos do comitê sejam alcançados.

Além das reuniões periódicas, no caso de situações críticas que envolvam a Qualidade ou os temas de interesse do comitê, podem ser convocadas reuniões extraordinárias ou emergenciais.

Plano de ação
O Plano de Ação 5W2H é uma ferramenta muito útil para o comitê da Qualidade, e deve ser aplicado com freqüência. Para cada tema tratado que envolva atividades para seu cumprimento, elabore um 5W2H independente.