Nasceu nos EUA com a denominação de Housekeeping em 1950. Depois foi levado para o Japão em 1960, onde foi inserido mecanismos de continuidade e batizado como Programa 5S’s. A partir da constatação de que as fábricas japonesas eram muito sujas. A administração e os operários conviviam com essa realidade sem perceber. A implantação do “5S” contribuiu decisivamente para a recuperação dessas fábricas, através da melhoria baseada em pequenas ações do dia-a-dia, praticadas de modo persistente. A importância do “5S” na implantação da Qualidade Total é que ele se torna uma ação rápida, devido às suas características de fácil aplicação no trabalho, não exigindo grandes investimentos iniciais, além de ser facilmente assimilado por todos.
O Programa 5S
O nome 5S vem de cinco palavras japonesas, que foram traduzidas para o nosso idioma como:
Princípios:
É um programa participativo
Valoriza a equipe
Incentiva a cooperação
É motivacional.
Os objetivos mais importantes do programa são:
• prevenção de acidentes;
• melhoria da produtividade;
• redução de custos;
• conservação de energia;
• melhoria do ambiente de trabalho;
• elevar o moral dos funcionários;
• incentivo a criatividade;
• desenvolvimento dos elementos básicos da QT.
Os 10 Mandamentos:
I. Ficarei com o estritamente necessário
II. Definirei um lugar para cada coisa
III. Manterei cada coisa no seu lugar
IV. Manterei tudo limpo e em condições de uso
V. Combaterei as fontes de sujeira
VI. Identificarei toda situação de risco
VII. Trabalharei com segurança
VIII. Questionarei toda norma ou padrão até entendê-lo
IX. Procurarei formas de melhorar meu trabalho
X. Honrarei todos os compromissos
Como começar?... Com uma grande faxina (física e mental)
* planejando
* executando conforme plano
* checando os resultados
* atuando nos desvios
SEIRI - Senso de Seleção
Consiste em identificar os itens e materiais necessários no local de trabalho, eliminando o desnecessário.
A seleção deve utilizar o critério de freqüência de uso, por isso IDENTIFIQUE:
• se é utilizado toda hora
• se é usado todo dia
• se é usado periodicamente
• se é usado de vez em quando
• se não é desnecessário
Identificar o não necessário:
Examine os locais onde, normalmente, as coisas desnecessárias se acumulam:
• estantes e armários;
• cantos e corredores;
• ao lado de colunas e sob as escadas;
• paredes e quadros de avisos;
• partes externas.
Recomendações:
• Defina os locais de trabalho e os objetivos a serem alcançados. As pessoas precisam saber o que pode ou não ser descartado;
• Ensine as pessoas a reconhecerem o que é desnecessário;
• Quantifique e avalie, mantendo sempre um registro de tudo que está sendo descartado, verificando se aquilo que não é necessário para você, não será útil para outra pessoa. Evite guardar coisas “temporariamente”, na idéia de que elas serão úteis algum dia;
• Inspecione os progressos feitos até o momento e dê orientações quanto ao que mais pode ser feito.
SEITON - Senso de Organização
Consiste em colocar cada material no seu devido lugar, de tal forma que não se perca tempo em localizá-lo quando dele necessitar.
Onde Colocar?
• se é utilizado toda hora, coloque ao seu alcance;
• se é usado todo dia, coloque em lugar próximo;
• se é usado periodicamente, coloque em lugar específico;
• se é usado de vez em quando, coloque no depósito.
Recomendações:
• Analise como as pessoas pegam e guardam os objetos e porque consomem tanto tempo;
• Padronize a nomenclatura dos materiais, para evitar que o mesmo objeto tenha vários nomes;
• Todos os materiais devem ter o seu local próprio;
• Use rótulos de cores vivas ou desenhos sugestivos para facilitar a identificação e a reposição de objetos e documentos em seus locais específicos;
• Após usar um documento, material ou equipamento, reponha-o em seu lugar, isto facilitará encontrá-lo quando mais tarde precisar dele.
SEISO - Senso de Limpeza
O sentido literal é retirar sujeira, utilizando-se uma vassoura.
No programa 5S o Senso de Limpeza não se limita apenas a retirar o pó e sujeira. É importante que cada pessoa, após utilizar determinado material ou equipamento, preocupe-se em deixá-lo nas melhores condições de uso.
Como limpar?
1ª ETAPA - LIMPEZA GERAL: Remova toda a sujeira ou poeira de pisos, paredes, tetos, janelas, prateleiras e armários utilizados nas atividades diárias.
2ª ETAPA - LIMPEZA PESSOAL: A sua mesa deve estar limpa e em condições de uso. Não deixe copinhos de café ou papel sujo sobre elas. Jogue todo e qualquer lixo no local apropriado. Local limpo não é o que se varre e sim o que menos se suja.
3ª ETAPA - LIMPEZA DETALHADA: Limpe detalhadamente os materiais, equipamentos e ferramentas de trabalho, procurando identificar e corrigir as causas da sujeira.
Dicas Importantes:
• Após a utilização do material, inspecione e verifique se está em perfeita condição de uso. Lembre-se que você mesmo pode precisar do material e este se encontrará disponível;
• O importante é manter o material em condições de uso: não tenha medo, comunique as alterações encontradas;
• Mais importante que limpar é não sujar;
• Estabeleça diariamente o seu horário de limpeza;
• Limpeza deve ser vista como sinônimo de inspeção; só inspecionando o seu local de trabalho é que você perceberá a necessidade de limpá-lo.
SEIKETSU - Senso de Bem-Estar
É a manutenção do “estado de limpeza” obtido com os 3S iniciais, e tem como conseqüência a melhoria das condições do trabalho físico e mental das pessoas.
Como praticar?
1ª ETAPA - BEM-ESTAR PESSOAL:
• Cuide do seu bem-estar físico e mental. Seu local de trabalho reflete a sua personalidade;
• Procure trabalhar em grupo, respeitando sempre a opinião dos colegas;
• Evite fofocas, boatos ou brincadeiras de mau gosto. Elas ferem a sensibilidade e o respeito entre as pessoas;
• “Fale com as pessoas e não das pessoas”. Evite “pressões” sobre os colegas de trabalho, obtenha a participação das pessoas através do diálogo franco e aberto;
• Cumpra as determinações da Medicina do Trabalho;
• Siga as regras de segurança.
2ª ETAPA - BEM-ESTAR DO LOCAL DE TRABALHO:
Para que o “estado de limpeza” seja mantido, é necessário manter-se atento aos “comos” e “porquês” do aparecimento da sujeira, para isso:
• Evite partir do princípio de que tudo está em ordem até acontecer alguma coisa errada;
• Identifique claramente os pontos críticos do seu local de trabalho;
• Crie lista de verificação e lembretes visuais para que as anormalidades venham à tona;
• Mantenha-se concentrado na seleção, organização e limpeza do seu local de trabalho.
Dicas Importantes:
As áreas de utilização coletiva, como banheiros, refeitórios, vestiários e alojamentos, refletem o grau de cuidado e zelo consigo mesmo e com seu colega de trabalho.
SHITSUKE - Senso de Disciplina
Cumprir espontaneamente as normas e procedimentos estabelecidos na organização. Este senso prega também a melhoria contínua; se está bom pode ficar ainda melhor.
Como praticar?
• Conheça as normas, rotinas e procedimentos do seu local de trabalho e da organização;
• Faça as coisas certas naturalmente;
• Procure eliminar os maus hábitos;
• Não deixe sua criatividade junto com o cartão de ponto.
Dicas Importantes:
• Explique às pessoas o porquê delas estarem praticando determinadas tarefas;
• O elogio e o reconhecimento são formas de incentivo e motivação;
• Cumprir horários é um dos pontos básicos do Senso de Disciplina Consciente.
CONCLUSÃO: “Mais importante que implantar um programa é plantar uma mentalidade”.
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